Integración de Sistemas de Gestión
El sistema de gestión de una organización puede incluir diferentes sistemas de gestión, de aplicación a la calidad, medio ambiente, gestión de servicios de tecnología de la información, documental, riesgos, responsabilidad social, seguridad, y otras áreas funcionales. Esta diversidad de sistemas de gestión hace más compleja muchas relaciones en interfaces, y menos eficiente la gestión conjunta o integrada de todos ellos ya que hay un conjunto de procesos de carácter común que pueden ser realizados de una manera más simple y económica.
¿Para qué se deben integrar los sistemas de gestión?
Hay varias razones que justifican la integración:
- Alinear los requisitos comunes de las diversas normas y marcos de referencia utilizados.
- Reducir las duplicidades.
- Reducir los procesos y procedimientos donde se puedan combinar.
- Mejorar la eficacia y eficiencia de la organización.
- Proporcionar ayuda al personal en el entendimiento de las necesidades del SG y cómo deben participar para garantizar su eficiencia.
¿Qué proporciona un enfoque integrado?
El enfoque integrado se realiza, entre otras cosas, para:
- Desarrollar una política conjunta.-
- Establecer objetivos y metas coherentes.
- Identificar aspectos y peligros y evaluar los riesgos e impactos relacionados.
- Definir el proceso de planificación del negocio.
- Definir de forma conjunta la gestión de los riesgos.
La Integración de los Sistemas de Gestión plantea múltiples dificultades y problemas importantes que hay que resolver, por ejemplo:
- La dificultad para asignar un responsable comprometido y capacitado para llevar a cabo la integración.
- La comunicación efectiva con toda la organización sobre el proceso de integración informando por qué y para qué se hace.
- La ruptura del pensamiento y estructura de silos independientes.
- La visión de la organización como una única entidad orientada a los clientes y no como una serie de funciones internas orientadas a los intereses de sus responsables.
Las organizaciones que han desarrollado e implantado sistemas de gestión específicos de manera independiente, están evaluando su eficacia en términos operativos y económicos con el fin de tomar la decisión de integrar todos o algunos de sus sistemas de acuerdo a su oportunidad estratégica y a un conjunto de criterios tales como la viabilidad económica, organizativa, y técnica entre otros.
Aún con esto hay multitud de organizaciones que aún no han considerado en sus estrategias la integración total o parcial de sus actuales sistemas por diversos, y a veces inexplicables, motivos y justificaciones.
Las estrategias de integración de sistemas son múltiples, y se deben analizar cual o cuales de ellas son las más convenientes y adecuadas para cada organización en función de sus intereses y sus sistemas implantados o en vías de implantación.
También se pueden realizar integraciones de sistemas de gestión normalizados en otros marcos de mejora de gestión y mejora internacionalmente reconocidos y utilizados tales como ITIL, COBIT, CMMI, EFQM, que ayudan a la implantación de procesos específicos sectoriales o generales.
Beneficios alcanzables de un Sistema de Gestión Integrado
Tienen diversa naturaleza.
- Beneficios estratégicos. Todos los sistemas se verán como un Sistema de Gestión único, contribuyendo a la mejora continua de los resultados y los objetivos relacionados con el negocio.
- Beneficios organizativos. Los empleados contribuyen a una misión única como un equipo global y bien coordinado.
- Reducción de costes. Evita el derroche y duplicidad de actividades sobre el sistema, auditorías, documentación, mantenimiento de archivas y actividades correctivas y preventivas.
- Beneficios operativos. Ayuda a asegurar que todas las consecuencias de cualquier acción se tomarán en consideración. Así, un cambio en el diseño de un producto podrá afectar a su calidad pero también a la seguridad y al medio ambiente durante su uso.
THINK&SELL proporciona un servicio global para cualquier necesidad potencial de integración de los sistemas de gestión ya implantados o en proceso de implantación de algún o algunos de ellos, o servicios específicos para dar solución a necesidades de menor alcance.
THINK&SELL aplica una estrategia de integración que considera el alcance, la cultura organizativa, los niveles de competencia disponibles, los requisitos legales y reglamentarios, la claridad y corrección de los objetivos para la integración, la comprensión de los beneficios a obtener y del ROI.